Mit den nachfolgenden Informationen möchten wir Sie nach Maßgabe der Art. 12 ff. DSGVO über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Hinblick auf unser Hinweisgeber System informieren.

Verantwortliche Stelle

Die für den Datenschutz verantwortliche Stelle ist:
Beutin AG
Herrenholz 6
23556 Lübeck

Datenschutzbeauftragter

Der Verantwortliche hat einen Beauftragten für den Datenschutz bestellt. Betroffene können den Datenschutzbeauftragten direkt kontaktieren:

IBS data protection services and consulting GmbH
Zirkusweg 1
20359 Hamburg
Deutschland
Telefon: 040 540 9097 80
E-Mail: dsb@ibs-data-protection.de

Art der erhobenen personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten der meldenden Person werden nur dann verarbeitet, wenn sich diese meldende Person bewusst und freiwillig dazu entschließt, ihre personen-bezogenen Daten bei der Meldung anzugeben. Im Übrigen werden diejenigen perso-nenbezogene Daten Dritter verarbeitet, die von der meldenden Person im Zuge der abgegebenen Meldung genannt werden (z.B. Beteiligte des gemeldeten Rechtsverstoßes, Zeugen etc.). Wenn Sie über das Meldesystem eine Meldung abgeben, erheben wir folgende personenbezogene Daten und Informationen:
- Ihren Namen (sofern von Ihnen angegeben)
- Ihre E-Mail-Adresse (sofern von Ihnen angegeben)
- etwaige personenbezogene Inhalte der von Ihnen abgegebenen Meldung sowie den Umstand, dass Sie eine Meldung abgegeben haben (sofern Ihnen dieser Umstand zuzuordnen ist)
- Namen von Personen sowie sonstige Informationen und personenbezogene Daten der in der Meldung als Beteiligte oder Zeugen des Rechtsverstoßes genannten Personen (soweit im Rahmen der Meldung angegeben)

Zweck der Verarbeitung

Wir haben ein Meldesystem nach dem Hinweisgeberschutzgesetz etabliert welches dazu dient, Meldungen und Hinweise in Bezug auf mögliche Rechtsverstöße auf ei-nem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen, zu bearbeiten, zu doku-mentieren und zu verwalten. Hierin liegt auch der Zweck der Datenverarbeitung.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Daten der meldenden Person

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der meldenden Person erfolgt auf Basis einer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung erfolgt durch Abgabe der Meldung unter Angabe Ihres Namens und Ihrer E-Mailadresse. Wie dar-gestellt, ist die Einwilligung ebenso wie die Angabe der personenbezogenen Daten freiwillig.

Sie haben jederzeit das Recht, Ihre Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft wider-rufen. Der Widerruf kann jederzeit formlos unter den o.a. Kontaktdaten erklärt wer-den.

Zum Widerruf der Einwilligung weisen wir jedoch ausdrücklich darauf hin, dass je nach Stand der Bearbeitung des betreffenden Vorganges eine weitere Verarbeitung der personenbezogenen Daten möglicherweise nicht mehr abgebrochen werden kann, wenn wir als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und das Meldesystem aufgrund des Inhaltes und der Art der Meldung Behörden oder Gerichte eingeschal-tet haben. Wir weisen bereits jetzt darauf hin, dass wir in solchen Fällen nach Wider-ruf der Einwilligung die personenbezogenen Daten auf Grundlage gesetzlicher Er-laubnistatbestände weiterverarbeiten; konkret auf Grundlage einer etwaigen rechtli-chen Verpflichtung aufgrund unserer Beteiligung in einem Straf-, Verwaltungs- oder Gerichtsverfahrens (Artikel 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder auf Grundlage unseres be-rechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); unser berechtigtes Interesse liegt in diesen Fällen in der Aufdeckung und Prävention von Missständen und Rechtsver-stößen.

Übermittelte Daten von Dritten

Werden durch die meldende Person im Rahmen des Meldevorgangs personenbezo-gene Daten Dritter übermittelt (Beteiligte oder Zeugen von Rechtsverstößen), so verarbeiten wir diese Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses unseres Unternehmens an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und damit an der Abwendung von Schaden für den Verantwortlichen, seinen Mitarbeitern und Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten

Die Abgabe von Meldungen und damit die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Die Nicht-Abgabe von Mel-dungen oder personenbezogener Daten innerhalb der Meldung hat keine Auswirkun-gen auf das etwaige Beschäftigtenverhältnis der meldenden Person mit dem Verant-wortlichen.

Vertrauliche Behandlung von Hinweisen

Eingehende Hinweise werden stets streng vertraulich behandelt. Die Mitarbeiter der internen Meldestelle und alle bei der Bearbeitung einer Meldung einbezogenen Mit-arbeiter werden ausdrücklich zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Empfänger der personenbezogenen Daten

preeco GmbH (technischer Anbieter Meldesystem)
Das Meldesystem wird durch ein darauf spezialisiertes Unternehmen, der Preeco GmbH, Magirus-Deutz-Strasse 14, 89077 Ulm („preeco“), im Auftrag des Verantwortlichen betrieben. Das Meldesystem wird als SaaS-Service zur Verfügung gestellt und entspricht allen aktuellen Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit. Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in Deutschland. Die Ein-sichtnahme in die Daten ist nur einem beschränkten und von dem Verantwortlichen definierten Kreis von Mitarbeitern des Verantwortlichen möglich. Die Datensicherheit wird in einem zertifizierten Verfah-ren durch umfassende technische und organisatorische Maßnahmen gewährleistet.

Name des Ombudsdienstleisters (interne Meldestelle)

Für die Funktion der internen Meldestelle gem. Hinweisgeberschutzgesetz setzen wir einen spezialisierten Dienstleister ein, die
FKC CONSULT GmbH
Eschenburgstr. 5
3568 Lübeck

Behörden

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten in Einzelfällen für weiterfüh-rende Ermittlungen an Dritte oder Behörden weitergeleitet, wenn es zur Aufklärung eines rechtswidrigen Verhaltens oder für die Rechtsverfolgung erforderlich ist. Dies geschieht jedoch nur dann, wenn konkrete Anhaltspunkte für ein gesetzwidriges be-ziehungsweise missbräuchliches Verhalten vorliegen.

Die Weitergabe dieser Daten erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Bekämpfung von Missbrauch, der Verfolgung von Straftaten und der Siche-rung, Geltendmachung und Durchsetzung von Ansprüchen, sofern Ihre Rechte und Interessen am Schutz Ihrer personenbezogenen Daten nicht überwiegen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern wir gesetzlich zur Weiter-gabe der Informationen verpflichtet sind, erfolgt die Weitergabe auf Basis von Art. 6 Abs.1 lit. c) DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

Betroffene der Meldung

Wir sind grundsätzlich gesetzlich gemäß Art 14 DSGVO dazu verpflichtet, Dritte dar-über zu informieren, dass wir einen Hinweis über sie erhalten haben. Wir kommen dieser Pflicht nach, soweit und sobald diese Informationen die weitere Rechtsverfol-gung im Hinblick auf den gemeldeten Rechtsverstoß nicht mehr gefährdet. Die Identität des Hinweisgebers wird dabei – soweit rechtlich zulässig – nicht offen-bart.

Übermittlung in Drittländer

Die Datenverarbeitung im Rahmen des Meldesystems erfolgt ausschließlich auf Ser-vern in Deutschland. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nicht und ist nicht be-absichtigt.

Betroffenenrechte

Ihre Rechte als Betroffener umfasst das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO so-wie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, sich an die zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden. Die zuständige Aufsichtsbehörde ist:
Unabhängiges Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein
Postfach 71 16
24171 Kiel
-Mail: mail@datenschutzzentrum.de

Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung des Hinweises erfordern oder ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen besteht oder dies aufgrund eines Gesetzes erforderlich ist. Nach Abschluss der Hinweisbearbeitung werden diese Daten entsprechend den ge-setzlichen Vorgaben gelöscht.